Les récompenses accordées aux employés sont-elles imposables ? Guide de l'employeur sur les règles du programme de reconnaissance

Les nouveaux clients demandent souvent : les récompenses accordées aux employés sont-elles imposables ? Dans l'affirmative, quelles sont les obligations de l'employeur lorsqu'il gère un programme de reconnaissance des employés ?

Regardons les choses en face : tout le monde aime être reconnu au travail. Qu'il s'agisse d'une carte-cadeau bien pensée, d'un gadget sympa ou d'un simple « merci » sincère, les récompenses accordées aux employés peuvent faire une grande différence sur le moral des employés. Mais avant de commencer à distribuer des prix comme s'il s'agissait d'un jeu télévisé, il est important de comprendre comment ces récompenses sont imposées. Les différentes autorités fiscales ont des règles différentes, et l'IRS aux États-Unis et l'ARC au Canada ont chacun leur propre point de vue sur ce qui est considéré comme un avantage imposable et sur ce qui donne droit à un allégement fiscal.

Les programmes de reconnaissance des employés constituent un excellent moyen de stimuler l'engagement et de montrer leur reconnaissance, mais le traitement fiscal de ces récompenses bien intentionnées varie en fonction de ce qui est accordé. Les cartes-cadeaux sont-elles toujours imposables ? Qu'en est-il des bonus de marchandise ou en espèces ? Et les petits avantages tels que le café gratuit ou les billets pour des événements peuvent-ils passer inaperçus ? Ce guide explique tout cela d'une manière facile à comprendre, afin d'aider les employeurs à rester en conformité tout en veillant à ce que les employés tirent le meilleur parti de leurs récompenses.

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🇺🇸 États-Unis : traitement des récompenses accordées aux employés par l'IRS

Aux États-Unis, l'IRS considère généralement la plupart des récompenses accordées aux employés comme des revenus imposables, à moins qu'elles ne soient couvertes par des exemptions spécifiques.

1. Cartes-cadeaux et équivalents de trésorerie

Les cartes-cadeaux et les récompenses sous forme d'espèces (comme les cartes de débit prépayées) sont toujours imposables, quelle que soit l'occasion. L'IRS les considère comme une compensation en espèces, de sorte que leur valeur est ajoutée au salaire brut de l'employé et est soumise à des impôts, tout comme un salaire.

2. Prix relatifs aux biens personnels corporels

Certaines récompenses non pécuniaires peuvent bénéficier d'allégements fiscaux si elles répondent aux critères des « récompenses d'excellence des employés » de l'IRS. Pour être éligible, le prix doit :

• Reconnaître l'ancienneté ou une réalisation en matière de sécurité.
• Être donné de manière significative (pas simplement inscrit dans un chèque de paie).
• Ne soyez pas une forme déguisée de compensation.
• Participez à un plan qualifié écrit (pour des seuils d'exonération fiscale plus élevés).

La limite d'exonération fiscale est 1 600$ par employé et par an dans le cadre d'un plan qualifié et 400$ par employé et par an dans le cadre d'un plan non qualifié. Tout ce qui dépasse ce montant est imposable.

3. Avantages De Minimis

Les petits avantages occasionnels, comme les dindes des Fêtes, les fleurs ou le billet pour un événement occasionnel, peuvent être exonérés d'impôts car avantages de minimis. Mais ne soyez pas trop généreux : les cartes-cadeaux, aussi petites soient-elles, ne sont pas éligibles et doivent être imposées.

4. Déclaration et retenue

Toute récompense imposable doit être déclarée sur le W-2 formulaire, et les employeurs doivent retenir les impôts applicables.

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🇨🇦 Canada : traitement des récompenses accordées aux employés par l'ARC

L'Agence du revenu du Canada (ARC) considère également que la plupart des récompenses accordées aux employés sont des avantages imposables, à quelques exceptions près.

1. Cartes-cadeaux et équivalents de trésorerie

Les cartes-cadeaux et les bonus en espèces sont généralement imposables, mais il y a un côté positif : les cartes-cadeaux spécifiques à une marque ne peuvent être utilisées que chez un seul détaillant (ou dans des magasins affiliés) mai être considérés comme des cadeaux autres qu'en espèces et pourraient être exonérés d'impôt s'ils répondent aux critères de l'ARC.

2. Récompenses non pécuniaires (biens meubles corporels)

Selon les règles de la CRA, cadeaux et récompenses non monétaires peut être exonéré d'impôt si :

• Ils sont destinés à des anniversaires de travail, à des services exceptionnels ou à des réalisations similaires.
• La valeur totale de tous les cadeaux non monétaires au cours d'une année ne dépasse pas 500$ CAD (taxes comprises). Tout excédent est imposable.
• Il ne s'agit pas de récompenses basées sur la performance, qui sont toujours imposables.

3. Cadeaux De Minimis

Le CRA permet petits cadeaux non monétaires, tels que des tasses à café, des plaques ou des fleurs, pour être exonérés d'impôts si leur valeur est considérée comme insignifiante.

4. Récompenses pour services prolongés

Les employés peuvent recevoir un prime d'ancienneté non pécuniaire exonérée d'impôt une fois tous les cinq ans, à condition que sa valeur soit 500$ CAD ou moins et répond aux critères relatifs aux dons autres qu'en espèces. Tout ce qui dépasse ce montant est imposable.

5. Déclaration et retenue

Toute récompense imposable doit être déclarée sur le Feuillet T4, et les employeurs doivent retenir les impôts appropriés.

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Principales différences entre les États-Unis et le Canada

Cartes-cadeaux

États-Unis (IRS) : toujours imposable

Canada (CRA) : exonération d'impôt si cela est spécifique au détaillant et répond aux conditions de la CRA

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Récompenses en espèces

États-Unis (IRS) : toujours imposable

Canada (CRA) : toujours imposable

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Récompenses tangibles

États-Unis (IRS) : exonération fiscale si vous êtes inférieur à 1 600$ (plan qualifié) ou 400$ (plan non qualifié)

Canada (CRA) : exonération d'impôt si la valeur est inférieure à 500$ CA (hors espèces)

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Cadeaux De Minimis

États-Unis (IRS) : les petits cadeaux autres qu'en espèces sont exonérés d'impôts

Canada (CRA) : les cadeaux insignifiants sont exonérés d'impôts

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Récompenses pour services prolongés

États-Unis (IRS) : exonération fiscale sous certaines conditions

Canada (CRA) : exonération d'impôt tous les 5 ans si ≤ 500$ CA

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Comment Qarrot peut vous aider en matière de déclarations fiscales

En tant que plateforme de reconnaissance des employés, Qarrot offre aux employeurs la possibilité d'extraire des rapports et d'obtenir les données nécessaires à la déclaration fiscale des employés. Par exemple, les employeurs peuvent consulter et télécharger les données d'échange des employés, qui incluent la valeur de toutes les récompenses reçues par les employés au cours de l'exercice financier de votre entreprise. Ces données sont disponibles au format .csv et .xls afin qu'elles puissent être facilement transmises à vos fonctions des finances, de la comptabilité et de la paie pour les rapports requis.

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Conclusion

Personne n'aime les impôts imprévus, surtout lorsqu'il pense recevoir une belle récompense. L'IRS et la CRA ont tous deux des règles strictes sur ce qui est considéré comme un avantage imposable, en particulier en ce qui concerne les cartes-cadeaux et les récompenses assimilables à de l'argent. Alors, ne soyez pas pris au dépourvu. En tant qu'employé, vous devriez examiner attentivement la manière dont les règles fiscales peuvent s'appliquer à votre programme de reconnaissance des employés afin de maximiser les avantages tout en respectant les règles fiscales. En cas de doute, nous conseillons toujours à nos clients de se renseigner auprès d'un professionnel de la fiscalité avant de lancer leur programme auprès de leurs employés. Et l'utilisation d'une plateforme de reconnaissance des employés telle que Qarrot peut simplifier les déclarations fiscales grâce à des données téléchargeables sur les remboursements de vos employés.

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