Réunions de groupe ou réunions individuelles

Les réunions font partie intégrante de la gestion de l'entreprise, mais elles ont la mauvaise réputation d'être souvent inefficaces et chronophages. Les employés comme la direction ne sont que trop conscients de ces réunions qui durent beaucoup trop longtemps et n'atteignent pas leurs objectifs. Même avec un ordre du jour, les réunions de groupe peuvent facilement être annulées et des conférences individuelles peuvent devenir des conférences partiales. Alors que la capacité d'attention diminue, que les employés se désengagent et que le temps passe à perdre du temps précieux à consacrer à l'entreprise, vous vous dites peut-être qu'il doit y avoir une meilleure solution !

Eh bien, il y en a !

‍Les réunions de groupe et les sessions individuelles peuvent être utilisées de manière stratégique pour obtenir différents résultats. Connaître les forces et les faiblesses des deux modèles permettra à votre entreprise de gagner du temps sans sacrifier aucun des avantages.

Le rassemblement de groupe

Il n'y aura jamais assez de temps dans la journée pour tout ce qui est inscrit sur la liste des tâches de votre équipe. Le fait de réserver du temps spécifiquement pour une réunion vous garantit la possibilité de vous adresser à l'ensemble du bureau. Maintenant que vous avez cette période sans distraction, comment devrait-elle être utilisée ?

Une réunion de groupe peut être bénéfique pour votre organisation de plusieurs manières, contrairement à une réunion individuelle. C'est l'occasion de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et de favoriser la communication, la collaboration et la culture d'entreprise.

‍Les services qui n'interagiraient pas régulièrement les uns avec les autres et les employés qui travailler à distance et arrivent rarement au bureau, ils peuvent tous être appelés dans la même pièce. Avec une réunion de groupe, vous avez la possibilité de créer un environnement interactif dans lequel de nouvelles perspectives, idées et connaissances peuvent être partagées. Ce que quelqu'un dit ou propose peut inspirer une nouvelle collaboration ou un nouveau projet, favorisant ainsi une relation continue au-delà de la salle de conférence.

Lors des réunions de groupe, faites attention au problème séculaire du « trop grand nombre de cuisiniers dans la cuisine ». Lorsque plusieurs voix s'affrontent pour partager leurs idées et leurs commentaires, le calendrier de la réunion peut échouer et les trente minutes allouées peuvent se transformer en une heure. Assurez-vous qu'il y a un leader clair dans la conversation pour vous assurer de rester sur la bonne voie et de couvrir tout ce qui est à l'ordre du jour de la journée. N'ayez pas peur de couper court à une conversation. Prenez note de prévoir un moment de suivi pour les personnes impliquées et passez à votre sujet suivant.

Le tête-à-tête

L'avantage d'une réunion individuelle est justement cela : c'est un tête-à-tête. Le fait de consacrer du temps à un employé montre que vous vous souciez de lui et c'est le moment idéal pour vérifier auprès de ce membre de votre personnel comment il s'en sort dans son rôle, quels sont ses points forts, ses points faibles et ce que vous pouvez faire pour l'aider à réussir.

C'est l'occasion d'avoir une conversation personnelle et honnête. Qu'il s'agisse d'un nouvel employé ou d'une personne qui travaille dans l'entreprise depuis des années, un entretien individuel vous donne à la fois l'occasion de renforcer votre relation et de renforcer la confiance. Vous pouvez profiter de ce temps pour poser des questions sur n'importe quoi ! Vous voudrez peut-être en savoir plus sur l'expérience de vos employés avec les nouvelles politiques mises en œuvre par l'entreprise, sur leur satisfaction globale au travail ou même fournir des commentaires vous-même sur leur performance au travail.

La clé ici est de faire attention à ne pas monopoliser la conversation, sinon vous risquez de manquer d'en savoir plus sur la personne en face de vous.

Comprendre les membres de votre équipe sur le plan personnel et professionnel vous aidera à utiliser leur personnalité et leurs compétences au maximum de leur potentiel. Vous évaluez efficacement les parties de l'ensemble ; connaître les membres de l'équipe vous donnera des informations précieuses sur la manière d'aider le groupe à fonctionner dans son ensemble.‍

Les réunions individuelles sont extrêmement utiles lorsque le temps presse. S'il est crucial d'aborder tous vos sujets pertinents, une réunion personnelle sera la meilleure option, car vous pouvez gérer la conversation et vous n'aurez pas d'autres voix à affronter. De plus, les employés timides qui ne se sentiraient pas nécessairement à l'aise de prendre la parole devant le bureau seront plus engagés et impliqués dans un tête-à-tête.

Si vous commencez tout juste à mettre en place des réunions, il est important de faire savoir au personnel qu'il s'agit d'une nouvelle pratique à l'échelle de l'entreprise. Indiquez clairement que l'intention est d'aider la direction à établir des liens avec l'équipe et à établir une nouvelle culture d'entreprise ; les employés peuvent se sentir isolés ou craindre que les réunions ne soient une punition s'ils n'en connaissent pas la véritable raison.

Quel que soit le modèle de réunion que vous choisissez d'utiliser, fixez-vous toujours des objectifs clairs et un calendrier organisé. Il n'y a rien de plus frustrant que de mettre de côté ce temps précieux et de réaliser à la fin que vous n'avez pas accompli ce que vous deviez faire.

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