Qu'est-ce qui définit une bonne expérience pour les employés dans un environnement de travail hybride ou à distance ?
Au début du printemps 2020, la pandémie de COVID-19 a bouleversé la vie telle que nous la connaissions. Les écoles ont fermé leurs portes, le papier toilette a disparu et des milliers d'employés se sont soudainement retrouvés à travailler depuis la table de la cuisine. Comme bon nombre de ces télétravailleurs impromptus et leurs employeurs l'ont vite découvert, les environnements de travail à domicile ne sont pas tous créés de la même manière. Le travail à distance peut sembler une tâche fastidieuse, mais il faut la bonne combinaison de facteurs pour que l'emploi virtuel soit bénéfique pour les deux parties.
Si vous envisagez un travail hybride ou entièrement à distance pour votre personnel, prenez note des qualités qui contribuent à créer un environnement de travail virtuel productif et stimulant pour le moral.
1. La flexibilité est la pierre angulaire.
Tout le monde ne veut pas travailler à domicile tout le temps, et certains ne veulent pas du tout travailler à domicile. Plutôt que de se contenter d'absolus, le fait de donner le choix à vos employés leur permet de prendre la décision qui correspond à leurs besoins et à leurs préférences.
Cela peut être possible ou non, selon votre secteur d'activité. Les enseignants, par exemple, ne peuvent pas facilement alterner entre la classe et le bureau à domicile. Mais les comptables, les avocats et même les thérapeutes peuvent accomplir au moins certaines de leurs tâches sans se rendre physiquement au travail.
Réfléchissez à la flexibilité dont vous pouvez faire preuve pour étendre les options de travail à distance à votre personnel. Dans la mesure du possible, laissez vos employés choisir s'ils souhaitent profiter de l'opportunité de travailler virtuellement et à quel moment.
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2. Les attentes sont clairement définies.
Les employés sont plus susceptibles de donner le meilleur d'eux-mêmes lorsqu'ils savent ce que l'on attend d'eux, en particulier lorsque l'environnement de travail change ou lorsqu'ils n'ont pas de responsables ou de superviseurs à proximité pour les guider directement.
Si vous optez pour un environnement hybride, dans lequel les employés sont parfois au bureau et parfois à la maison, votre personnel doit savoir quels jours il peut travailler à distance, quand il devra se présenter en personne et quels protocoles suivre s'il choisit de rester à la maison.
Même pour une configuration entièrement à distance, définissez clairement vos paramètres. Les employés doivent-ils toujours se présenter à un moment donné ? Dans l'affirmative, comment vous feront-ils savoir qu'ils sont « connectés » depuis chez eux ? Comment allez-vous vous assurer qu'ils prennent les pauses requises par la loi sans pour autant profiter d'une surveillance minimale ?
Déterminez à quoi ressemble une situation de travail hybride ou virtuelle réussie du point de vue de votre entreprise et des parties prenantes. Ensuite, élaborez des directives faciles à suivre pour vos employés.
Assurez-vous toutefois que vos attentes sont justes. L'un des grands attraits du travail à distance est sa liberté. Évitez donc de microgérer inutilement. Exiger du personnel qu'il s'habille de manière professionnelle pour les réunions Zoom est raisonnable, mais leur dire de ne pas porter de pyjama lorsqu'ils envoient des e-mails, c'est un peu exagéré.
3. Les employeurs contribuent à la logistique.
Surtout si votre entreprise n'est passée au travail à distance que récemment, il se peut que vos employés ne soient pas totalement préparés. Croyez-le ou non, tout le monde ne dispose pas d'un ordinateur ou d'une connexion Wi-Fi à la maison, et tout le monde ne dispose pas d'un espace de travail exempt de distractions en dehors du bureau.
Prenez de l'avance sur ces problèmes en demandant directement à vos employés si leur domicile est adapté au télétravail et faites l'inventaire de la manière dont vous pourriez les aider à y parvenir. Votre entreprise peut-elle se permettre de distribuer des allocations de travail à distance ? Y a-t-il des technologies dans lesquelles vous pouvez investir, comme des casques sans fil ou des ordinateurs portables ?
Il est également important de savoir que les employés de W2 ne peuvent déduire aucune dépense de travail à domicile de leurs impôts. S'ils doivent payer pour de l'équipement, du mobilier, des logiciels ou des services publics supplémentaires pour effectuer le travail qu'ils font pour vous, vous êtes le seul à pouvoir les rembourser. Prenez soin de votre personnel, en particulier s'il est obligatoire de travailler à distance, et il prendra soin de vous en fidélisant l'entreprise et en augmentant la productivité.
4. Le support est étendu de manière proactive.
Outre les allocations ou les remboursements, les employés travaillant à distance doivent savoir que les mêmes ressources dont ils disposaient au bureau sont toujours disponibles depuis leur domicile. Ne partez pas du principe qu'aucune nouvelle n'est une bonne nouvelle dans un environnement de travail hybride ou à distance : votre personnel peut avoir des difficultés mais ne pas être assez à l'aise pour vous le dire.
Communiquez régulièrement avec vos employés et prenez contact avec eux. Dites-leur comment ils peuvent accéder aux ressources humaines, aux superviseurs, à la haute direction et à l'assistance technique. Demandez-leur comment ils s'en sortent et ce qui pourrait améliorer l'expérience de travail à distance dans l'ensemble.
C'est également un excellent moyen de savoir si le travail à distance vaut la peine d'être proposé à long terme. Si vos employés s'adaptent bien et maintiennent ou dépassent leurs performances au bureau, vous aurez modernisé avec succès le modèle de travail de votre entreprise.
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5. La patience est l'un des piliers de l'entreprise.
La transition vers le télétravail, même dans les meilleures situations, s'accompagnera inévitablement de contretemps. Il faut également comprendre que les frontières entre la vie personnelle et professionnelle de vos employés sont quelque peu floues. Leur connexion Internet peut être interrompue de temps à autre, ou un bambin de temps en temps peut se dandiner devant la caméra lors d'une réunion Zoom importante.
Ces choses sont vouées à se produire, même à vous, alors autant les prendre au fur et à mesure. Vos employés apprécieront que vous reconnaissiez le fait qu'ils sont vraiment humains, et ils seront reconnaissants de vous voir reconnaître également votre propre humanité.
Cela ne signifie pas que les attentes en matière de décorum et de responsabilité sont négligées ; cela signifie simplement que vous cultivez intentionnellement une culture d'entreprise qui reconnaît la réalité d'un environnement de travail hybride ou virtuel.
En résistant à l'envie de faire preuve de discipline en faisant plutôt appel à l'humour ou à la compassion, vous améliorerez l'expérience de travail à distance pour vous et votre personnel. En considérant ces moments comme des opportunités de créer des liens, vous renforcerez les relations, en apprendrez plus sur vos employés et ferez un investissement inoubliable (et peu coûteux) dans votre ressource #1 : le capital humain.
Conclusion
Certaines entreprises ont utilisé un modèle de travail hybride ou entièrement virtuel au cours des deux dernières années, tandis que d'autres viennent tout juste de passer à la vitesse supérieure. Quoi qu'il en soit, il est devenu évident que le travail à distance est là pour durer.
La mise en œuvre d'options de travail virtuel est toutefois un processus d'apprentissage, tant pour les dirigeants que pour le personnel. N'ayez pas peur d'innover et de vous adapter au fur et à mesure. Tant que vous restez patient et flexible, vous garantirez une bonne expérience et un environnement sain aux employés travaillant à distance.
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